Jakie dokumenty należy dostarczać do biura rachunkowego?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz regularnie dostarczać do biura rachunkowego różne dokumenty związane z Twoją firmą. Niektóre z nich są obowiązkowe, inne mogą być opcjonalne, w zależności od rodzaju działalności i formy opodatkowania. 

W tym artykule przedstawimy, jakie dokumenty należy dziś dostarczać do biura rachunkowego, z naciskiem na wersję elektroniczną, która jest preferowana przez większość biur rachunkowych. 

W wyjątkowych sytuacjach można dostarczać dokumenty w wersji papierowej, ale należy to wcześniej uzgodnić z opiekunem z biura rachunkowego Rendor.

Dokumenty obowiązkowe

Do dokumentów obowiązkowych należą te, które są niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatków i składek.

Są to między innymi:

  • faktury sprzedaży i zakupu
  • rachunki i paragony
  • umowy i aneksy
  • listy obecności pracowników
  • rachunki zleceniobiorców i wykonawców umów o dzieło
  • dowody księgowe

Dokumenty te należy dostarczać do biura rachunkowego co miesiąc, w terminach ustalonych z księgowym.

Można to zrobić osobiście, pocztą lub kurierem, ale najlepiej jest korzystać z możliwości przesyłania dokumentów w formie elektronicznej. Jest to wygodne, szybkie i bezpieczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Dokumenty opcjonalne

Do dokumentów opcjonalnych należą te, które nie są wymagane przez prawo, ale mogą być przydatne do lepszego zarządzania firmą i optymalizacji podatkowej. 

Są to między innymi:

  • plany finansowe i budżety
  • analizy kosztów i rentowności
  • raporty i zestawienia
  • wnioski o dotacje i kredyty
  • umowy cywilnoprawne i handlowe

Dokumenty te można dostarczać do biura rachunkowego według potrzeb, np. raz na kwartał lub raz na rok.

Można to zrobić również w formie elektronicznej, korzystając z systemu online lub poczty e-mail. Biuro rachunkowe może pomóc w sporządzaniu tych dokumentów lub sprawdzić ich poprawność i zgodność z prawem.

Jak dostarczać dokumenty w formie elektronicznej?

Aby dostarczać dokumenty w formie elektronicznej, należy spełnić kilka warunków:

  • mieć dostęp do Internetu i komputera lub smartfonu
  • dysponować skanerem lub aparatem fotograficznym
  • posiadać podpis elektroniczny lub zaufany profil ePUAP
  • uzgodnić z biurem rachunkowym sposób przesyłania i przechowywania dokumentów

Dokumenty w formie elektronicznej powinny być czytelne, kompletne i zgodne z oryginałami. Powinny być również odpowiednio nazwane i posegregowane.

Biuro rachunkowe powinno potwierdzić odbiór dokumentów i zapewnić ich bezpieczeństwo i poufność.

Zalety dostarczania dokumentów w formie elektronicznej.

Dostarczanie dokumentów w formie elektronicznej ma wiele zalet, takich jak:

  • oszczędność czasu i pieniędzy na przesyłkę i dojazd
  • łatwość wysyłania i odbierania dokumentów
  • możliwość dostępu do dokumentów w dowolnym miejscu i czasie
  • redukcja ilości papieru i dbanie o środowisko
  • lepsza organizacja i archiwizacja dokumentów
  • szybsze rozliczenia podatkowe i ZUS

Podsumujmy:

Dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Warto korzystać z możliwości przesyłania dokumentów w formie elektronicznej, ponieważ jest to preferowana przez większość biur rachunkowych forma współpracy. 

Pamiętaj jednak, że dokumenty w formie elektronicznej muszą spełniać określone warunki i być zgodne z oryginałami. 

Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, proszę o kontakt telefoniczny lub mailowy.

Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania i doradzimy najlepsze rozwiązania.

KONTAKT