Certyfikat KSeF – nowy sposób uwierzytelniania
Krajowy System e-Faktur (oficjalna strona MF o KSeF) rozwija się i wprowadza nowe narzędzia bezpieczeństwa. Od listopada 2025 roku podatnicy mogą generować certyfikaty KSeF, które od lutego 2026 r. staną się alternatywą dla dotychczasowych tokenów.
Certyfikat pełni rolę cyfrowego klucza dostępowego – pozwala zalogować się do systemu i potwierdza autentyczność danych faktury, szczególnie w trybie awaryjnym (offline).
Jeśli jeszcze nie masz dostępu do systemu, zobacz nasz poradnik: Jak uzyskać dostęp do KSeF
Dlaczego certyfikaty zastąpią tokeny?
Certyfikaty wprowadzono, by zwiększyć bezpieczeństwo.
W porównaniu z tokenami:
- mają określony termin ważności (maksymalnie 2 lata),
- są oparte na mocniejszych zabezpieczeniach kryptograficznych,
- są trudniejsze do sfałszowania,
- można je lepiej kontrolować w organizacji (wydawanie, przekazywanie, unieważnianie).
Do końca 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie korzystanie zarówno z tokenów, jak i certyfikatów. Od 1 stycznia 2027 r. jedyną metodą uwierzytelniania pozostaną już wyłącznie certyfikaty.
Więcej o kolejnych krokach wdrożenia przeczytasz we wpisie: KSeF 2026 – co dalej po uzyskaniu dostępu?.
Typy certyfikatów KSeF
Ministerstwo Finansów przewiduje dwa rodzaje certyfikatów:
- Certyfikat Typ 1 – do logowania i autoryzacji w systemie KSeF
- Certyfikat Typ 2 – przeznaczony do pracy w trybach szczególnych, np. w przypadku awarii systemu lub pracy offline.
Dzięki temu nawet w razie niedostępności systemu możliwe będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych, a po przywróceniu działania KSeF – ich automatyczne przesłanie.
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
- Zaloguj się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) lub od lutego 2026 r. do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
- Uwierzytelnij się jako podatnik lub osoba uprawniona – przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
- Złóż wniosek o wydanie certyfikatu.
- Pobierz certyfikat i przypisz go do firmy lub osoby fizycznej.
- Wdroż certyfikat w programie księgowym obsługującym KSeF (np. Comarch ERP Optima).
Certyfikaty w firmie – jak zarządzać?
Certyfikaty KSeF są przypisane do podmiotu (np. spółki), a nie do pojedynczych osób.
Organizacja musi sama zadbać o procedury:
- kto ma dostęp do certyfikatu,
- jak są przekazywane pracownikom,
- w jaki sposób prowadzić rejestr użycia i unieważnień.
To ważne, by uniknąć ryzyka nadużyć i zapewnić rozliczalność działań w systemie.
Chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć certyfikaty w swojej firmie?