Krajowy System e-Faktur
Od 1 lipca 2024 roku większość podatników VAT będzie musiała wystawiać faktury za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Jest to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, która ma na celu ułatwić rozliczenia podatkowe i zapobiegać oszustwom.
W tym artykule przedstawiamy,
jak uzyskać dostęp do KSeF i jakie są korzyści z korzystania z tego systemu.
Aby wejść do systemu KSeF podatnik musi założyć indywidualne konto, które jest uwierzytelnione poprzez Profil Zaufany, podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczną (dotyczy spółek i instytucji) lub chociaż bankowość elektroniczną.
Po uwierzytelnieniu podatnik od razu może korzystać z systemu tj. wystawiać i odbierać
e-faktury.
Aby wystawić fakturę w KSeF, należy najpierw zalogować się do programu księgowego, który jest zintegrowany z KSeF. Jeśli nie mamy takiego programu, możemy skorzystać z darmowej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub poszukać polecanych serwisów w internecie.
Następnie należy w ustawieniach programu włączyć importowanie dokumentów do KSeF i podpisać się podpisem kwalifikowanym. Po tym kroku możemy przesłać fakturę do walidacji w systemie KSeF.
Jeśli faktura jest zgodna z wymogami, system przydzieli jej unikatowy numer identyfikujący i dostarczy ją do kontrahenta. Data wystawienia dokumentu jest datą jego nadania.
Korzystanie z KSeF ma wiele zalet dla przedsiębiorców.
- Po pierwsze – pozwala na oszczędność czasu i kosztów związanych z drukowaniem, przechowywaniem i wysyłaniem faktur papierowych.
- Po drugie – ułatwia kontrolę nad obrotem dokumentami i zapewnia ich bezpieczeństwo.
- Po trzecie – umożliwia szybsze rozliczanie transakcji i uzyskanie zwrotu podatku.
- Po czwarte – wspiera walkę z nadużyciami podatkowymi i szarą strefą.
Obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF dotyczy wszystkich podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, z wyjątkiem podatników zwolnionych z VAT, korzystających z kas rejestrujących do wystawiania faktur oraz wystawiających faktury uproszczone (w tym paragony uznane za faktury uproszczone).
Ci ostatni będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 1 lipca 2025 roku.
Niektóre rodzaje faktur będą mogły być wystawiane w dowolnej formie, np. faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne, dokumentujące czynności rozliczane w procedurze OSS lub IOSS lub wystawiane na rzecz konsumentów.
Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowymi informacjami na temat KSeF na stronie
www.podatki.gov.pl oraz do rozpoczęcia przygotowań do obowiązkowego fakturowania elektronicznego już dziś.