Od początku 2025 roku polskie małe i średnie firmy zyskały narzędzie, które trwale zmieniło zasady gry na europejskich rynkach. Mowa o procedurze SME i nowym numerze identyfikacyjnym z sufiksem „-EX”.
Jeszcze do niedawna zagraniczna sprzedaż oznaczała dla właściciela firmy i jego księgowego spory „ból głowy”. Wystarczyło przekroczyć niewielki limit w innym kraju UE, by wpaść w biurokratyczną pułapkę: obowiązek lokalnej rejestracji VAT, składanie deklaracji w obcym języku i ponoszenie wysokich kosztów zagranicznej obsługi.
Dziś, dzięki dyrektywie 2020/285, procedura SME z tym kończy. Sprawdź nasz przewodnik i dowiedz się, czy ten mechanizm sprawdzi się u Ciebie.
3 powody, dla których warto wdrożyć procedurę SME
- Zyskujesz przewagę cenową (Sprzedajesz taniej). Posiadając numer SME (-EX), możesz oferować swoje towary i usługi zagranicznym konsumentom (B2C) bez doliczania lokalnego podatku VAT (wynoszącego np. 19%, 21% czy 23%). To ogromny atut dla freelancerów, rzemieślników czy małych e-commerce.
- Koniec z wieloma rejestracjami. Zapomnij o zgłaszaniu się do niemieckiego Finanzamt czy czeskiego urzędu skarbowego. Działa tu zasada „jednego okienka” – wnioskujesz elektronicznie przez polski e-Urząd Skarbowy (formularz SME-P) i otrzymujesz unikalny, unijny numer (np. PL1234567890-EX).
- Maksymalna oszczędność na administracji. Zamiast wielu lokalnych deklaracji, składasz tylko jedną, zbiorczą informację kwartalną (SME-IK) w Polsce. Oszczędność na zagranicznych biurach rachunkowych to od 100 do 300 euro miesięcznie na każdym kraju, w którym sprzedajesz.
Szybka weryfikacja: Czy to dla Ciebie? (Zasada „podwójnego bezpiecznika”)
Zanim zaczniesz pakować paczki do Paryża czy Berlina, upewnij się, że spełniasz poniższe kryteria. Jeśli na wszystkie trzy punkty odpowiesz „TAK”, droga do numeru -EX jest otwarta!
- Limit unijny: Twój roczny obrót w całej Unii Europejskiej (sprzedaż w Polsce + sprzedaż za granicą) nie przekracza 100 000 EUR netto.
- Limit krajowy: Twoja sprzedaż w konkretnym kraju UE nie przekracza limitu zwolnienia obowiązującego w tym właśnie państwie (np. ok. 85 000 EUR w Holandii, ale tylko ok. 22 000 EUR w Niemczech).
- Limit polski (Aktualizacja 2026!): Pamiętaj, że w Polsce Twój obrót również musi mieścić się w limitach zwolnienia z VAT, który od 1 stycznia 2026 roku wynosi 240 000 PLN rocznie.
Uwaga! Zanim wystartujesz, sprawdź te 3 pułapki:
Eksperci biura Rendor przypominają – procedura SME to genialne ułatwienie, ale wymaga czujności w kilku obszarach:
- Wliczanie WDT: Pamiętaj, że Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT) wlicza się obecnie do polskiego limitu zwolnienia. Może to przyspieszyć moment, w którym przekroczysz próg 240 000 PLN.
- Brak odliczenia VAT: Wybierając to zwolnienie, tracisz prawo do odliczania podatku VAT od zakupów związanych z zagraniczną sprzedażą (np. materiały do produkcji, paliwo).
- Nadchodzący KSeF: Posiadanie numeru EX w żaden sposób nie uchroni Cię przed Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Przypominamy, że obowiązek ten obejmie „nievatowców” już od 1 kwietnia 2026 r.!
Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem?
Jeśli sprzedajesz rękodzieło, usługi cyfrowe lub drobne towary w UE i chcesz uniknąć zagranicznej biurokracji – procedura SME jest dla Ciebie.
Chcesz mieć pewność, że prawidłowo wyliczasz limity i bezpiecznie wejdziesz w nowy system? Skontaktuj się z biurem rachunkowym Rendor! Przeanalizujemy Twoje obroty, pomożemy złożyć formularz SME-P i zadbamy o to, by Twój biznes rósł bez księgowych „bólów głowy”.
Nota prawna: Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej. Stan prawny aktualny na rok 2025.