KSeF 2026 – co dalej po uzyskaniu dostępu?

W poprzednim artykule Jak uzyskać dostęp do KSeF? wyjaśniliśmy krok po kroku, jak zalogować się do systemu i jakie narzędzia są niezbędne. To jednak dopiero pierwszy etap, aby oswoić się z KSeF – Krajowy System e-Faktur. Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy, w ramach KSeF – Krajowy System e-Faktur.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

  • 1 lutego 2026 r. – przedsiębiorcy, których sprzedaż w 2025 roku przekroczy 200 mln zł, muszą wdrożyć KSeF – Krajowy System e-Faktur.
  • 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.

Co oznacza obowiązek KSeF w praktyce?

  • faktury sprzedażowe będą wystawiane wyłącznie w systemie KSeF,
  • faktury kosztowe otrzymane od kontrahentów również będą widoczne w systemie,
  • dokumenty będą miały zawsze ustandaryzowany format (XML),
  • każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny nadany przez Ministerstwo Finansów.

Jak przygotować firmę na KSeF?

  • Integracja oprogramowania – sprawdź, czy Twój program księgowy (np. Comarch Optima) obsługuje KSeF i jakie moduły trzeba włączyć.
  • Uprawnienia i pełnomocnictwa – upewnij się, że osoby wystawiające faktury mają nadane prawa do systemu.
  • Szkolenie pracowników – nowe procedury wymagają praktycznej wiedzy, aby uniknąć błędów.
  • Współpraca z biurem rachunkowym – księgowi mogą obsługiwać proces w Twoim imieniu, dzięki czemu ryzyko pomyłki jest minimalne.

Jakie są konsekwencje braku korzystania z KSeF?

Wystawienie faktury poza KSeF – Krajowy System e-Faktur po terminie wdrożenia będzie oznaczało jej nieważność podatkową. To może prowadzić do kar finansowych i problemów w rozliczeniach z kontrahentami.

Jak możemy pomóc w obsłudze KSeF?

Jako Biuro Rachunkowe RENDOR:

  • pomagamy w rejestracji i uzyskaniu dostępu do KSeF,
  • konfigurujemy integrację z programami księgowymi,
  • przejmujemy obowiązek bieżącej obsługi faktur w systemie,
  • zapewniamy wsparcie i szkolenia dla Twojej firmy.

Skontaktuj się z nami już dziś przez formularz kontaktowy, aby bez stresu przygotować się na KSeF 2026, a właściwie na KSeF – Krajowy System e-Faktur.

Zobacz także