Od 10 grudnia 2023 r. podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń.
Oznacza to, że każdy wniosek o wpis do KRS składany od tego dnia automatycznie zawiera wniosek o utworzenie takiego adresu.
Firmy zarejestrowane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31 grudnia 2024 r. są zobowiązane założyć adres do e-Doręczeń do 30 września 2026 r. Warto jednak pamiętać, że obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z harmonogramem ogłoszonym przez odpowiednie instytucje.
Jak założyć adres do e-Doręczeń:
Aby założyć adres do e-Doręczeń, można skorzystać z dwóch dostępnych opcji:
- Publiczna usługa e-Doręczeń:
- Wejdź na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl.
- Zaloguj się na swoje Konto Przedsiębiorcy.
- Wybierz zakładkę „e-Doręczenia”.
- Kliknij przycisk „Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń”.
- Postępuj zgodnie z instrukcjami na ekranie.
Usługa komercyjna:
- Wybierz dostawcę usługi e-Doręczeń z listy dostępnej na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia.
- Załóż konto u wybranego dostawcy i postępuj zgodnie z jego instrukcjami.
Korzyści z e-Doręczeń:
Wprowadzenie e-Doręczeń niesie ze sobą szereg korzyści:
- Szybka i bezpieczna komunikacja z urzędami:
Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy mogą sprawnie wymieniać korespondencję z instytucjami publicznymi. - Dostęp do pism urzędowych z dowolnego miejsca i o każdej porze:
System umożliwia odbieranie dokumentów elektronicznych bez względu na lokalizację i czas. - Oszczędność czasu i pieniędzy:
Eliminacja konieczności fizycznego odbioru korespondencji przekłada się na redukcję kosztów operacyjnych. - Redukcja ryzyka zagubienia korespondencji:
Elektroniczny system doręczeń minimalizuje możliwość utraty ważnych dokumentów.
Dodatkowe informacje:
Więcej informacji na temat e-Doręczeń można znaleźć na stronie gov.pl/e-doreczenia. W razie pytań można również skontaktować się z infolinią e-Doręczeń, dzwoniąc pod numer 800 195 555.
Obowiązki dla przedsiębiorców, które można podzielić na trzy etapy:
Etap 1: od 10 grudnia 2023 r.
Dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowych (KRS) przed 10 grudnia 2023 r.
Obowiązki te obejmują:
Założenie adresu do doręczeń elektronicznych:
- Możliwe jest to za pomocą publicznej usługi na stronie biznes.gov.pl lub usług komercyjnych.
- Adres powinien składać się z nazwy skrzynki (np. nazwafirmy) oraz domeny publicznej wskazanej w ustawie (np. @epror.gov.pl).
Wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych do Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (CEIDG) lub KRS:
- Można to zrobić online na stronie CEIDG lub KRS.
- Wpisanie adresu jest niezbędne, aby móc otrzymywać korespondencję elektroniczną od organów administracji publicznej.
Etap 2: od 1 października 2026 r.
Dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2023 r.
Obowiązki te obejmują:
- Założenie adresu do doręczeń elektronicznych (tak jak w etapie 1).
- Wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych do CEIDG:
- Można to zrobić online na stronie CEIDG.
Etap 3: od 1 stycznia 2029 r.
Dotyczy wszystkich pozostałych przedsiębiorców, którzy nie zostali objęci obowiązkiem w poprzednich etapach.
Obowiązki te obejmują:
- Założenie adresu do doręczeń elektronicznych (tak jak w etapie 1).
- Wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych do CEIDG lub KRS:
- Można to zrobić online na stronie CEIDG lub KRS.
Dodatkowe obowiązki:
- Monitorowanie skrzynki do doręczeń elektronicznych:
- Przedsiębiorcy mają obowiązek regularnie sprawdzać swoją skrzynkę do doręczeń elektronicznych, aby nie przegapić żadnej korespondencji od organów administracji publicznej.
Zapewnienie możliwości odbioru korespondencji w formie papierowej:
- Nawet w przypadku doręczeń elektronicznych, przedsiębiorcy muszą nadal zapewniać możliwość odbioru korespondencji w formie papierowej na wniosek adresata.
Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z ustawy o doręczeniach elektronicznych może skutkować sankcjami finansowymi.
Ważne informacje:
- Przedsiębiorcy mogą skorzystać z bezpłatnej pomocy w zakresie założenia i konfiguracji adresu do doręczeń elektronicznych. Pomoc ta jest dostępna na stronie internetowej Usługi GovTech (https://www.gov.pl/web/govtech).
Więcej informacji na temat ustawy o doręczeniach elektronicznych można znaleźć na stronach internetowych:
- Ministerstwa Cyfryzacji (https://www.gov.pl/web/cyfryzacja)
- Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej (https://www.ceidg.gov.pl/)
Pamiętaj, że powyższe informacje są ogólnym zarysem obowiązków przedsiębiorców wynikających z ustawy o doręczeniach elektronicznych. W przypadku pytań lub wątpliwości, należy zawsze skonsultować się z prawnikiem lub naszym biurem rachunkowym RENDOR.